Służbowe auto pod gruszą

Michał Torz

Warto rozważyć możliwość udostępniania służbowych aut w trakcie urlopów. To nie tylko względnie tani dodatek motywacyjny, lecz także udowodnienie zaufania pracodawcy do pracowników. Trzeba jednak uregulować tego typu udogodnienie, biorąc pod uwagę funkcjonujące przepisy.

Co na to ustawodawca?
Na początku warto przyjrzeć się krajowym przepisom, gdyż nawet taka prosta z pozoru rzecz jak korzystanie ze służbowego samochodu na urlopie, obwarowana jest stosownymi regulacjami. 1 stycznia 2015 roku weszła w życie nowelizacji ustawy z 1991 roku, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych. Mowa w niej, między innymi, o ustalaniu wartości nieodpłatnego świadczenia, jakim jest użytkowanie przez pracownika firmowego auta. Czyli innymi słowy użytkowanie firmowego auta jest zyskiem, który należy uwzględnić w zeznaniu podatkowym.

Nie są to kwoty szczególnie wysokie, wartość miesięcznego korzystania z samochodu z silnikiem o pojemności do 1600 cm³, ustalono na 250 złotych. Z silnikiem powyżej 1600 cm³ – 400 złotych. Przy podatku dochodowym wynoszącym 18% daje to odpowiednio 45 zł i 72 zł zryczałtowanego miesięcznego podatku. Jeśli jednak wybierzemy się na urlop krótszy niż miesięczny, uwzględnimy jedynie 1/30 powyższych kwot za każdy dzień. Mniej zapłacimy też, jeśli ponosimy opłaty związane z korzystaniem z auta służbowego na co dzień – wtenczas należy wziąć pod uwagę jedynie kwotę wynoszącą różnicę między jedną ze wspomnianych wartości a ponoszonymi kosztami.

Co istotne, ustawodawca nie uwzględnia wartości użytkowanego samochodu czy liczby przejechanych kilometrów. Omawianych kwot nie należy także uwzględniać w przypadku korzystania z samochodu służbowego w dni wolne, które nie są traktowane jako urlop. Tak więc nie musimy obawiać się fiskusa, gdy wyjedziemy gdzieś na weekend. W wielu kwestiach ustawodawca zostawił więc decyzję pracodawcom, którzy mogą regulować korzystanie z aut służbowych podczas urlopów według własnych, wewnętrznych przepisów firmowych.

Kiedy pożyczamy samochody pracownikom?
A te są bardzo zróżnicowane. Z jednej strony, ustawodawca nie narzuca przedsiębiorcom żadnych wytycznych w tym zakresie, z drugiej zaś, stosowana polityka różni się od charakteru prowadzonej działalności. Okazuje się przy tym, że kwestie te są uznawane niekiedy za swego rodzaju tabu. Wielu menedżerów flot nie chce się wręcz publicznie chwalić stosowanymi w danej firmie regulacjami.

– Nie przewidujemy takiej możliwości, aby nasi pracownicy korzystali ze służbowych aut na wakacjach. Posiadana przez nas flota służy do prowadzenia naszej działalności i nie możemy pozwolić sobie na to, aby narazić się na jakikolwiek przestój. Z drugiej strony, nie przypominam sobie, aby któryś z pracowników wyrażał chęć pożyczenia auta na czas urlopu – powiedział nam menedżer floty jednej z firm branży produkcyjnej, który chciał zachować anonimowość.

Tego typu wypowiedzi nie należą jednak do rzadkości. Zwykle ich autorami są przedstawiciele firm produkcyjnych czy kurierskich, czyli takich, w których samochody są jedną z podstaw prowadzonej działalności. Zwłaszcza tych, w których pracownicy nie posiadają swojego stałego służbowego samochodu. W lepszej sytuacji są menedżerowie i dyrektorzy, którzy posiadają swoje własne auta firmowe.

Wewnętrzne przepisy
Często zdarza się jednak, że wewnętrzne przepisy w firmach pozwalają pracownikom na korzystanie z ich aut podczas urlopów. Mogą na to liczyć w szczególności pracownicy firm, w których każdy ma do dyspozycji swój własny samochód: przedstawiciele handlowi, agenci ubezpieczeniowi czy sprzedawcy. W dużych korporacjach obowiązują z reguły ustalone odgórnie zasady. W mniejszych firmach zwykle wszystko zależy jednak od zgody przełożonego bądź prezesa.

Firmowe regulacje obejmują zwykle parę istotnych kwestii. Zdarza się bowiem, że należy opłacić tzw. kilometrówkę. To kwoty ustalane przez ustawodawcę do obliczenia kosztów użytkowania prywatnych pojazdów do celów służbowych. Często jednak zdarza się, że używa się ich także dla rozliczeń korzystania z aut firmowych do celów prywatnych. Dla aut z silnikiem o pojemności do 900 cm³ jest to obecnie 0,5214 zł. Powyżej – 0,8358 zł. Inne stawki obowiązują też motocykle (0,2302 zł) i motorowery (0,1382 zł). Niektórzy pracodawcy ustalają jednak bardziej elastyczne systemy opłat. Na przykład dzienny limit kilometrów, jakie można pokonać płacąc jedynie za paliwo. Przy jego przekroczeniu należy się jednak liczyć z dodatkowymi kosztami. Po stronie pracowników są też opłaty parkingowe czy autostradowe.

Przy wyjazdach za granicę, o ile pracodawca dopuści taką możliwość, można zażądać także wykupienia dodatkowego ubezpieczenia. Pozwoli to uniknąć przykrych niespodzianek, jeżeli auto zostanie unieruchomione z dala od siedziby firmy. Co chyba oczywiste, podczas wakacyjnych wojaży nie można korzystać z firmowych kart paliwowych. Niektóre przedsiębiorstwa dbają wręcz, aby na czas nieobecności pracownika pozostały one w siedzibie firmy. Cóż, kontrola jest wyższą formą zaufania...

Komu w drogę...
Jeśli już decydujemy się na użyczanie pracownikom służbowych aut podczas urlopów, trzeba określić zasady, na jakich będzie się ono odbywało. Podstawą jest stworzenie jasnych przepisów w firmie, które nie pozwolą na nadużycia i będą w sposób klarowny rozstrzygały wszelkie sporne kwestie. Unikniemy dzięki temu nieporozumień, np. w przypadku stłuczek, nadmiernego eksploatowania pojazdów, czy dodatkowych kosztów wynikających z innych nieprzewidzianych zdarzeń.