Faktura za paliwo po 1 lutego. Dlaczego nie widzę jej w KSeF?

Nowe zasady wystawiania faktur na stacjach paliw od 2026 roku

Od 1 lutego 2026 roku każda transakcja B2B musi zostać udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną. Oznacza to, że tradycyjne papierowe dokumenty odeszły do lamusa, a ich miejsce zajęły pliki XML przesyłane bezpośrednio do ministerialnego repozytorium. Stacje paliw, jako podmioty generujące ogromną liczbę transakcji, korzystają ze specjalnych bramek masowych, co wpływa na czas procesowania dokumentów.

Czy paragon z NIP to nadal faktura uproszczona?

Nowe zasady wystawiania faktur na stacjach paliw od 2026 roku
Od 1 lutego 2026 roku każda transakcja B2B realizowana przez największe podmioty (których obroty w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł) musi zostać udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek ten obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT. Oznacza to, że tradycyjne papierowe dokumenty odeszły do lamusa, a ich miejsce zajęły pliki XML przesyłane bezpośrednio do ministerialnego repozytorium.

Stacje paliw, jako podmioty generujące ogromną liczbę transakcji, korzystają ze specjalnych rozwiązań technicznych – trybu offline24 oraz bramek masowych do wysyłania faktur w paczkach (batch), co wpływa na czas procesowania dokumentów. W praktyce oznacza to, że faktura może nie pojawić się w systemie natychmiast po tankowaniu.

Czy paragon z NIP to nadal faktura uproszczona?

✓ Do 31 grudnia 2026 r. paragony z NIP do kwoty 450 zł NADAL PEŁNIĄ ROLĘ FAKTURY UPROSZCZONEJ i są podstawą do odliczenia VAT oraz zaliczenia wydatku w koszty.

✓ Faktury uproszczone NIE MUSZĄ trafiać do KSeF do końca 2026 roku – jest to okres przejściowy zgodnie z art. 145l ustawy o VAT.

W 2026 roku, jeśli zatankujesz paliwo za 300 zł i otrzymasz paragon z NIP, możesz bez obaw odliczyć VAT i zaliczyć wydatek w koszty. Stacja NIE MUSI wystawiać pełnej faktury ustrukturyzowanej w KSeF dla transakcji do 450 zł przez cały 2026 rok.

Czas na przesłanie danych przez operatora stacji (Orlen, Shell, BP i inni)

Warto zrozumieć, że faktura ustrukturyzowana na stacji paliw nie powstaje w systemie MF w momencie płatności kartą. Wielcy operatorzy, tacy jak Orlen, Shell czy BP, wysyłają dane do KSeF w tzw. paczkach (batchach). Proces ten odbywa się zazwyczaj w cyklach dobowych lub co kilka godzin. Zatem odpowiedź na pytanie, ile czasu ma stacja na wysłanie faktury do KSeF, brzmi: powinna to zrobić niezwłocznie, ale techniczne przetworzenie zbiorczej wysyłki może sprawić, że dokument pojawi się w systemie dopiero następnego dnia roboczego.

Gdzie szukać faktury za paliwo w systemie KSeF?

Wszystkie faktury zakupowe trafiają do Twojej elektronicznej skrzynki odbiorczej w KSeF. Dostęp do niej masz przez:

• Portal KSeF (ksef.mf.gov.pl)
• Autoryzowane oprogramowanie księgowe (np. Comarch ERP, wFirma, Insert)
• Aplikację mobilną KSeF (dostępna od 1 lutego 2026 r.)

Jak długo trwa procesowanie dokumentu w systemie Ministerstwa Finansów?

Po wysłaniu pliku przez stację, system rządowy musi go zweryfikować pod kątem zgodności ze schemą XSD. W okresach wzmożonego ruchu (np. koniec miesiąca) czas między wysyłką ze stacji a nadaniem numeru KSeF może się wydłużyć.

Data wystawienia a data otrzymania numeru KSeF – co jest wiążące?

Dla celów podatkowych kluczowy jest moment nadania numeru KSeF, który jest tożsamy z datą otrzymania faktury przez nabywcę. Nawet jeśli zatankowałeś 28 lutego wieczorem, a system nadał numer 1 marca, dokument zostanie ujęty w rozliczeniu za marzec.

To kluczowa kwestia dla rozliczeń VAT. Dla celów podatkowych decydujące znaczenie ma moment nadania numeru KSeF, który jest tożsamy z datą otrzymania faktury przez nabywcę zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT.

Przykład praktyczny:

·       Zatankowałeś 28 lutego 2026 r. o godz. 20:00

·       Stacja wystawiła fakturę w trybie offline24 z datą 28.02.2026

·       Faktura została wysłana do KSeF 1 marca 2026 r. o godz. 8:00

·       System nadał numer KSeF 1 marca 2026 r. o godz. 8:15

Konsekwencje: Dokument zostanie ujęty w rozliczeniu VAT za marzec 2026, mimo że tankowanie miało miejsce w lutym. Data na fakturze (pole P_1) wskazuje 28 lutego, ale datą otrzymania faktury jest 1 marca – dzień nadania numeru KSeF.

Problem z terminalem na stacji czy błąd ministerialny?

Jeśli system stacji paliw nie może połączyć się z KSeF, mamy do czynienia z tzw. trybem offline. Stacja wystawia wtedy dokument w formacie ustrukturyzowanym, ale dostarcza go nabywcy w sposób uzgodniony (np. wydruk z kodem QR), a do systemu MF przesyła go w terminie określonym przepisami (zazwyczaj do 7 dni).

Tryb offline – co się dzieje, gdy system stacji nie ma połączenia z KSeF?

W przypadku ogólnokrajowej awarii KSeF, stacje paliw działają w trybie awaryjnym. Otrzymasz wizualizację faktury, która musi zawierać oznaczenie "Awaria". Taki dokument jest podstawą do ujęcia w kosztach, pod warunkiem późniejszego uzupełnienia danych w systemie przez sprzedawcę.

Co zrobić, gdy faktury nadal nie ma w KSeF?

Czy możesz odliczyć VAT z „papierka” po 1 lutego?
Nie. Sam wydruk ze stacji (wizualizacja faktury z kodem QR) nie daje prawa do odliczenia VAT, jeśli dokument nie widnieje w KSeF z nadanym numerem identyfikacyjnym. Wyjątkiem są jedynie sytuacje awaryjne oficjalnie ogłoszone przez Ministerstwo Finansów.

Procedura reklamacyjna na stacjach paliw

Jeśli po 48 godzinach faktura nadal nie jest widoczna:

• Skontaktuj się z biurem obsługi klienta danej sieci (np. poprzez aplikację lojalnościową).
• Przygotuj otrzymany na stacji wydruk (wizualizację) z numerem transakcji.
• Poproś o weryfikację statusu wysyłki dokumentu do KSeF.

Jak teraz tankować „na firmę”?

Aby uniknąć stresu związanego z brakiem faktury w KSeF po 1 lutego, stosuj się do poniższych zasad:

• Zawsze podawaj poprawny NIP i odbieraj wizualizację faktury z kodem QR.
• Nie panikuj – dokumenty z dużych sieci paliwowych pojawiają się zazwyczaj w ciągu 24 godzin.
• Korzystaj z kart paliwowych (flotowych) – faktury zbiorcze w KSeF są znacznie łatwiejsze w procesowaniu niż dziesiątki pojedynczych paragonów.

Pamiętaj, że paragon z NIP to już nie faktura – upewnij się, że sprzedawca generuje pełny dokument ustrukturyzowany.

żródło informacji

• Ustawa z dnia 9 maja 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług
• Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie korzystania z KSeF
• Oficjalna strona KSeF: ksef.podatki.gov.pl
• Komunikaty Ministerstwa Finansów i Gospodarki, luty 2026