Fleet manager on-line

Piotr Tabor

Zagadnień, którymi musi się zajmować, jest sporo i zależą oczywiście od liczby pojazdów, które fleet manager ma pod pieczą, ale nie tylko. Część zadań wymaga umiejętności biznesowych, a inna część – wiedzy z zakresu motoryzacji.

Postanowiliśmy sprawdzić, ile niezbędnych spraw da się załatwić on-line? Czy zarządzający flotą to osoba, która co chwilę musi wyjeżdżać i załatwiać coś: a to w firmie ubezpieczeniowej, a to w urzędzie, salonie czy serwisie? Okazuje się, że większość jego obowiązków może być załatwiona on-line, bez wychodzenia z biura.

Poszukiwania

Tę część każda osoba zainteresowana danym modelem robi najpierw używając sieci i komputera. Dopiero gdy wstępnie uda się wybrać interesujące samochody, udajemy się do salonu bądź bierzemy auto na testy, aby go dotknąć, obejrzeć i wykonać jazdę testową. Jednak aby być na bieżąco, wystarczy włączyć komputer, uruchomić wyszukiwarkę internetową i porównywać bez końca poszczególne modele, czytać niezależne testy i opinie użytkowników, między innymi w prasie branżowej. Są tam dostępne rankingi sprzedaży, awaryjności, RV.

Zakup

Gdy już uda się wybrać konkretne auta i zapada decyzja, że to właśnie one będą stanowiły trzon floty, należy dokonać zakupu. To oczywiście trudno zrobić bez osobistych negocjacji i spotkań w salonie samochodowym czy siedzibie firmy CFM. Jednak jest to sporadyczne zajęcie dla fleet managera. Głównie dlatego, że dużych zakupów dokonuje się raz na kilka miesięcy lub nawet lat. Dla upartego możliwe byłyby negocjacje telefoniczne i wpłata zapłaty poprzez konto internetowe, jednak to skrajność.

Rejestracja

Kiedy już samochody staną się własnością firmy, należy je zarejestrować. Teoretycznie wymagana jest do tego wizyta w odpowiednim urzędzie i sporo papierkowej roboty, a w praktyce wystarczy podpisać umowę i upoważnienie, a tablice rejestracyjne leżą na naszym biurku już po kilku godzinach. Istnieją (również w naszym kraju) firmy, których specjalnością jest reprezentowanie firm i osób fizycznych w urzędach. Oczywiście w celu obniżenia kosztów warto zrobić to samemu, jednak w przypadku dużego zakupu i konieczności jednorazowej rejestracji potężnego taboru samochodów zajęłoby to nawet kilka dni.

Ubezpieczenie

Ubezpieczenie to kolejny element niezbędny do sprawnego działania floty, jednak niewymagający osobistego stawiennictwa w najbliższym oddziale wiodącej firmy ubezpieczeniowej. Obecnie, szczególnie przy hurtowych zakupach, dedykowany doradca oddelegowany z wybranej firmy ubezpieczeniowej ma za zadanie przyciągnąć klienta, więc zanim dojdzie do podpisania ubezpieczenia, warunki negocjowane są za pomocą wymiany mailowej, a ewentualne pytania rozwiewane podczas rozmowy telefonicznej. Coraz częściej skan polisy ubezpieczeniowej wysyłany jest do fleet managera za pomocą maila, natomiast w celu nawiązania umowy ubezpieczeniowej wystarczy podpisaną kopię dokumentu wysłać pocztą. Ale chwila – po co pocztą, skoro zamówiony wcześniej kurier przyjdzie do naszego biura i, nie marnując naszego czasu, odbierze przesyłkę? Jak widać, kolejna pozycja nie wymaga wychodzenia z biura.

Serwis

Przechodzimy do głównej części – tej codziennej, ale też generującej najwięcej problemów. Możemy sprawdzić kompetencje osoby, której powierzamy pojazd za pomocą testu on-line. Jednak tutaj zawsze polecamy nawet krótki test praktyczny. Chyba że samochody należą do firmy CFM, wtedy możemy się z nimi dogadać i oni przeprowadzą takie niezbędne wydanie połączone ze szkoleniem.

Użytkowanie samochodu służbowego aż do momentu jego awarii lub zaplanowanej wizyty serwisowej generalnie nie wymaga ingerencji fleet managera. Rzadko jednak spotyka się sytuację, aby to on osobiście odstawiał wóz do serwisu. Zazwyczaj rola zarządzającego sprowadza się do negocjowania, planowania serwisu i umawiania jego terminu, a samochód jest dostarczany przez kierowcę pracownika na wskazaną godzinę. Można również spotkać pakiety polegające na odebraniu od nas (np. spod siedziby firmy) oraz późniejszym dostarczeniu umytego i naprawionego samochodu. Wszystkim tym zajmuje się serwis. Usługa oczywiście dodatkowo płatna i niebędąca standardem, jednak jak widać w tym przypadku zarządzający flotą nie musi martwić się o nic, poza umówieniem wizyty, poinformowaniem swojego pracownika o tym fakcie i późniejszym rozliczeniu wykonanych usług.

Z usługami sezonowej zmiany opon i ich składowania jest podobnie. Zamawia się i monitoruje stan ogumienia sprzed ekranu komputera. Serwisy oponiarskie czy punkty dealerskie wyspecjalizowały się już tak, że po uprzednim uzgodnieniu z zarządcą floty wezwania na wymianę odbywają się już z jego pominięciem: serwis–kierowca.

Monitoring

Wiele firm w swoim taborze ma zainstalowane urządzenia służące do śledzenia trasy pojazdów. W różnych celach. Zwiększa to bezpieczeństwo, minimalizuje możliwość nadużyć ze strony pracowników, a czasami po prostu ułatwia pracę zarówno zlotowcowi, jak i pracownikowi. Wyniki takiego monitoringu ogląda się na ekranie komputera – tutaj trudno byłoby nawet nie robić tego on-line i z miejsca innego niż biurko z laptopem. Raporty z programu i różne wyliczenia otrzymywane są również tą drogą – za pomocą kliknięcia myszką w odpowiedni punkt na ekranie. To chyba jedyny element, który już całkowicie został przeniesiony do wirtualnej rzeczywistości.

Sprzedaż

Po kilku latach i zazwyczaj po kilkuset tysiącach kilometrów firma w jakiś sposób chce odświeżyć swój tabor lub po prostu pozbyć się samochodów. Chyba nikt nie słyszał, aby fleet manager wypisywał kartkę z ceną i przebiegiem i jechał na giełdę samochodową próbując znaleźć klienta na każdy z jednocześnie wymienianych Fiatów Panda czy Volkswagenów Passatów. Dziś przy flotach większych niż kilka samochodów odbywa się to w głównie w ramach outsourcingu – oddając samochody do komisu lub w rozliczeniu do salonu, uzyskując zniżkę na nowe samochody. Coraz popularniejsze są także formy leasingu i wypożyczenia samochodu, polegające na płaceniu za użytkowanie samochodu bez jego ostatecznego wykupu. W ten sposób flota samochodowa może zostać cały czas w miarę nowa, a fleet manager ma o jedno zadanie mniej – nie musi martwić się, co zrobić ze zamortyzowanym pojazdem.

Praktyka

Jak widać na powyższych przykładach, tylko poszczególne zadania wymagają od fleet managera wstawania zza biurka. Rola osoby zarządzającej flotą samochodową zmieniała się przez ostatnie lata, ale i dziś możemy zauważyć dalszą jej ewolucję. Od osobistego odstawiania samochodu na każdy serwis kilkanaście lat temu aż po nadzorowanie floty i dokonywanie wszystkich ustaleń przez mail i telefon dziś. Oczywiście, czasem wręcz przyjemnie jest wyjść na świeże powietrze i przejechać się nowym modelem podczas jazdy testowej, ale dzisiejsze otoczenie i charakterystyka pracy wręcz wymaga realizacji zadań fleet managera zza biurka.

A jak to wygląda w praktyce? Myślę, że każdy, kto zarządzał choćby kilkoma samochodami, wie, że nie da się pracować tylko w terenie lub tylko zza biurka.

 www.fleet.com.pl / Magazyn „Fleet” Nr 3/2016