KSeF w branży transportowej 2026 – kompletny przewodnik dla TSL przed obowiązkowym wdrożeniem

Co to jest KSeF i jak działa?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to centralna platforma teleinformatyczna utworzona przez Ministerstwo Finansów, w ramach której ma odbywać się wystawianie, wysyłanie, odbieranie i przechowywanie e-faktur, czyli tzw. faktur ustrukturyzowanych. To dokumenty wystawiane w systemie w formacie XML zgodne z jednolitym wzorem A2. Każda taka e-faktura otrzymuje swój unikalny numer KSeF (ID), dzięki któremu zostaje przyjęta do systemu i jest możliwa do zlokalizowania.

E-faktury nie mają formy wizualnej, jak tradycyjne faktury w formatach PDF, a za datę ich wystawienia i otrzymania przyjmuje się moment nadania numeru ID. W branży transportowej poza fakturami realizacji zlecenia towarzyszy mnóstwo innych dokumentów. To m.in. listy przewozowe CMR, a także dokumenty WZ, potwierdzenia dostawy, dokumenty celne czy raporty telematyczne. Dlatego wiele osób pyta odnośnie do KSeF, co z fakturami papierowymi w transporcie 2026. Tradycyjne papierowe faktury czy w formacie PDF mogą nadal funkcjonować jako załącznik, czy wizualizacja. Nie będą jednak miały znaczenia prawnego w rozliczeniach księgowych. W tym przypadku istotny będzie dokument XML z numerem ID.

W systemie KSeF nie ma możliwości anulowania faktury. Istnieje wyłącznie korekta, która również trafia do KSeF i ma osobny numer ID.

Kiedy KSeF staje się obowiązkowy?

O nowym systemie, jakim jest KSeF, w kontekście branży TSL, jak i innych gałęzi gospodarki mówi się od wielu miesięcy. Większość przedsiębiorców zadaje sobie konkretne pytanie: kiedy KSeF staje się obowiązkowy dla mojej firmy? Ostatecznie w tym zakresie podjęto decyzje odnośnie do wdrożenia systemu z podziałem na określone etapy i poniższy harmonogram:

• 1 lutego 2026 roku – KSeF mają obowiązek wprowadzić firmy, które uzyskały obrót powyżej 200 milionów złotych brutto za rok 2024. Data ta obejmie sporo największych przedsiębiorstw transportowych działających na terenie kraju,
• 1 kwietnia 2026 roku – obowiązkowy KSeF 2026 dotyczy w tym przypadku pozostałych firm, w tym również przewoźników, podmiotów spedycyjnych czy działających w branży TSL ze średnim i małym obrotem.

Firmy takie jak mikroprzedsiębiorstwa, które rozliczają się na kasach i korzystają z paragonów z numerem NIP, mogą korzystać ze stosowanych uproszczeń do końca 2026 roku. Dla nich KSeF nie będzie jeszcze obowiązkowy. Z czasem jednak nowe systemy będą musiały być wdrożone także w ich przypadku.

Biorąc pod uwagę powyższy harmonogram, już w pierwszym kwartale 2026 roku większość przedsiębiorstw działających w branży transportowej będzie musiała być w pełni przygotowana na wprowadzenie systemu.

 

KSeF w branży TSL – dla kogo nie będzie obowiązkowy?

Wprowadzenie systemu KSeF nie będzie obowiązkowe w kilku wyjątkowych przypadkach. Należą do nich:

• bilety jednorazowe,
• transakcje B2C,
• faktury uproszczone do kwoty 450 zł, ale tylko do końca 2026 roku,
• WDT i transakcje zagraniczne,
• paragony z NIP.

Powyższe wyjątki oznaczają, że przewoźnicy, którzy działają na rynkach międzynarodowych, wciąż będą mogli korzystać z mieszanego modelu fakturowania.

Największe wyzwania i problemy KSeF dla przewoźników i spedytorów – na czym się skupić?

Wprowadzenie systemu KSeF jest procesem wyjątkowo złożonym dla firm transportowych i działających w spedycji czy logistyce. Szczególne trudności może spowodować w tym przypadku:

• ryzyko wystąpienia błędów oraz kar finansowych za faktury, które nie będą przesłane przez system KSeF,
• integracja systemu KSeF z TMS oraz systemem księgowym wykorzystywanym w firmie,
• zmiana niezbędna w organizacji dokumentacji i zmiana przyzwyczajeń pracowników pracujących dotąd z fakturami papierowymi,
• dokonywanie rozliczeń z podwykonawcami, szczególnie mniejszymi firmami i przewoźnikami, którzy mogą mieć trudność z przesyłaniem faktur KSeF na czas.

Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, jak przygotować firmę transportową do KSeF. W przeciwnym wypadku można narazić się na chaos organizacyjny, szczególnie w obiegu dokumentów na początkowym etapie wdrożenia zmian.

Jak przygotować firmę transportową do KSeF – krok po kroku

Aby wdrożenie nowego systemu faktur przebiegło pomyślnie i bezproblemowo, warto zaplanować właściwą kolejność działań i podzielić te na etapy.

Audyt obiegu i procesów związanych z dokumentami

Przed integracją z KSeF trzeba wiedzieć, jak obecnie wygląda obieg faktur w firmie. W branży TSL bywa to zazwyczaj bardziej skomplikowane niż w usługach czy handlu. Dlatego należy zweryfikować, skąd pochodzą faktury i podzielić dokumenty na te uzyskiwane od podwykonawców, kierowców po zakończonym zleceniu, od zagranicznych partnerów, a także klientów korzystających z usług spedycyjnych.

Ważne jest też, w jakiej formie dostarczane są dokumenty. Najczęściej są to faktury papierowe, a także w formacie PDF przesyłane mailem oraz pliki z TMS czy skany sfotografowane za pomocą telefonu. Istotne jest także określenie, ile czasu mija zazwyczaj od zakończenia transportu do dostarczenia właściwej faktury. W przypadku KSeF ważne będzie, aby okres ten był jak najkrótszy. Trzeba też określić najczęstsze problemy, takie jak np. opóźnienia w dostarczaniu faktur, czy też nieczytelność dokumentów.

Integracja systemów TMS i FK z KSeF

W branży transportowej dokumenty księgowe i przewozowe funkcjonują równolegle. Trzeba sprawdzić, czy obecnie używany system TMS ma gotowy moduł KSeF. Wiele z używanych powszechnie oprogramowań posiada aplikację testową lub planowana jest właściwa aktualizacja.

Trzeba również zweryfikować, czy system księgowy FK obsługuje wysyłkę oraz odbiór XML z KSeF. Istotne jest również, jak będą powiązane dokumenty przewozowe. Ponieważ KSeF nie obsługuje załączników, firma powinna pod fakturę podpinać numer ID z KSeF, generować zestawy dokumentów w TMS oraz ustalić jednolity sposób archiwizacji WZ, CMR oraz potwierdzeń dostawy.

Szkolenia pracowników

Kwestie tego, jak pracować z KSeF, powinien znać każdy dział w branży TSL. Dlatego trzeba pamiętać o przeszkoleniu:

• księgowych (wystawianie i odbieranie faktur, korekty, weryfikacja statusów, postępowanie przy odrzuceniu XML),
• spedytorów i fakturzystów (znajomość niezbędnych danych na fakturze, sposoby przyspieszenia dostarczania dokumentów, weryfikacja zgodności danych ze zleceniem),
• kierowców (jak robić czytelne skany i przekazywać je jak najszybciej i co zrobić przy odrzuceniu CMR).

Ustalenie procedur wewnętrznych i uprawnienia

Nowy system to także konieczność wprowadzenia nowych zasad pracy i określenia, kto może:

• wystawiać faktury i odbierać dokumenty,
• pobierać pliki XML,
• zarządzać uprawnieniami.

Przydatną funkcją zwłaszcza w dużych firmach jest także delegowanie uprawnień na NIP, co umożliwi dostęp biurom księgowym z zewnątrz.

Przeprowadzenie symulacji i integracja

Przed obowiązkowym terminem wprowadzenia KSeF warto przeprowadzić test wysyłki i odbioru faktury zwłaszcza do stałych kontrahentów. Należy też poinstruować podwykonawców co do wprowadzonych zmian, sprawdzić, czy korzystają z systemu KSeF, a w razie potrzeby zaoferować wsparcie.

Korzyści z wdrożenia KSeF dla firm transportowych

Dzięki prawidłowemu i zaplanowanemu wprowadzeniu systemu KSeF do swojej firmy możemy uniknąć sankcji i skrócić czas zwrotu podatku. To jednocześnie poprawa płynności finansowej i zyskanie pełnej kontroli nad obiegiem dokumentacji w przedsiębiorstwie. Wprowadzenie KSeF to też brak konieczności archiwizacji niekiedy ogromnych ilości papieru i znacznie mniejsza liczba błędów za sprawą automatyzacji procesów.

Kary za brak KSeF w transporcie po 2026 roku

Podmioty, które zobligowane są do wprowadzenia nowego systemu, a tego nie zrobią, narażają się na sankcje finansowe. Mogą one wynieść:

• do 100% VAT z danej faktury,
• 18,7% wartości brutto na fakturze, jeżeli stawka VAT nie wynika z zapisów w dokumencie,
• stosowną karę grzywny wynikającą z nieprawidłowości w prowadzonej ewidencji.

Ponadto warto wziąć pod uwagę, że w branży TSL zazwyczaj niezbędne jest zastosowanie wielu różnego rodzaju dokumentów. Ryzyko nałożenia zwielokrotnionej kary jest więc bardzo realne.

Integracja systemów TMS z KSeF

Zintegrowanie systemów TMS z nowego systemem KSeF może odbyć się na różne sposoby. Można w tym celu wykorzystać API udostępnione przez Ministerstwo Finansów, a także gotowe moduły znajdujące się w systemach transportowych. Istnieje również opcja skorzystania z zewnętrznych operatorów integracji i świadczonych przez nich usług odpłatnych.

Tokeny autoryzacyjne a Certyfikat KSeF – co wybrać?

W kontekście wdrożenia nowego systemu warto też zwrócić uwagę na aspekty związane z bezpieczeństwem. Dotychczasowe tokeny stosowane w różnych systemach mają ograniczony termin ważności. Dlatego w 2026 roku do preferowanych opcji należy podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczna oraz Certyfikat KSeF.

Jeżeli prowadzisz dużą firmę działającą w branży TSL i na co dzień masz do czynienia z dużą liczbą faktur, warto rozważyć wdrożenie certyfikatu organizacyjnego.

KSeF dla firm transportowych – podsumowanie

W 2026 roku KSeF w transporcie czy KSeF w spedycji i logistyce dotknie prawie każdej firmy działającej w branży. Aby wprowadzenie zmian nie spowodowało problemów organizacyjnych, jak i nie stworzyło ryzyka powstania nieprawidłowości w dokumentach, już teraz warto dokładnie zaplanować wdrożenie nowego systemu. Należy również pamiętać o odpowiednim przeszkoleniu pracowników, w tym nie tylko tych, którzy pracują w dziale księgowości.

Jeśli wprowadzenie KSeF zostanie właściwie zaplanowane i rozłożone w czasie, ryzyko wystąpienia chaosu i błędów znacznie się zmniejszy, a nowe zasady przyniosą firmie realne korzyści.