Likwidacja szkód w firmie transportowej
W poprzednim artykule ("Fleet" maj 2013) przedstawiłem narzędzia, które dają realną możliwość obniżenia składki ubezpieczeniowej bez zmniejszania zakresu ochrony ubezpieczeniowej. Opisałem zasady związane z udziałem własnym oraz franszyzą integralną i redukcyjną, których jako praktyk nie jestem zwolennikiem, ponieważ prowadzą do zmniejszenia wysokości wypłacanego odszkodowania.
Przedstawiłem również możliwości powszechnie występujące na rynku ubezpieczeniowym, polegające na odejściu od standardów zawartych w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia na rzecz indywidualnych ustaleń z ubezpieczycielem, czego następstwem jest dobrze dopasowana do charakteru firmy transportowej Umowa Generalna (Umowa Flotowa).
W niniejszym artykule chciałbym przybliżyć czytelnikowi zasady, jakie obowiązują w znanych mi firmach transportowych dotyczące zawarcia umowy ubezpieczenia (ze wskazaniem praktycznych uwag) oraz z likwidacją powstałych szkód objętych ochroną ubezpieczeniową. Przedstawiając przykładową Umowę Generalną i zawarte w niej postanowienia, przyjmuję, że właścicielem pojazdów będących w posiadaniu firmy transportowej jest leasing, a firma jest jedynie ich użytkownikiem. Taka sytuacja występuje w większości firm transportowych. Stąd też przed przystąpieniem do negocjacji z ubezpieczycielem odnośnie warunków umowy flotowej należy uzyskać zgodę na ubezpieczenie pojazdów we własnym zakresie od leasingodawcy. Z uwagi na znaczne zyski osiągane przy zawieraniu ubezpieczenia, leasingodawcy niechętnie godzą się na zawarcie ubezpieczenia przez użytkownika z pominięciem właściciela pojazdu (leasingu). Często piętrzą problemy natury formalnej, np.: wybór konkretnego ubezpieczyciela, zakres ubezpieczenia zgodny z ofertą przedstawioną przez leasingodawcę lub nawet wymóg zapłaty pewnej kwoty od każdej polisy zawartej bezpośrednio z użytkownikiem pojazdu.
Powyższe pokazuje, że już na etapie planowania zakupu pojazdów i podpisywania umów wstępnych ze stroną finansującą warto zasygnalizować leasingodawcy, że zakupione pojazdy ubezpieczane będą we własnym zakresie. Na tym etapie również należy dopilnować, aby uzyskać zapewnienie ze strony leasingu, że zostanie wystawione stałe upoważnienie do likwidacji szkód i odbioru odszkodowania przez użytkownika. Stałe upoważnienie, poprzez brak wymogu zawiadamiania leasingu o każdej zaistniałej szkodzie i oczekiwania na uzyskanie zgody do odbioru odszkodowania do konkretnej szkody, znacznie skraca czas likwidacji szkody oraz obniża koszty jej likwidacji.
Kolejnym ważnym punktem, który nie powinien zostać pominięty, jest wskazanie ubezpieczycielowi podmiotu do obsługi Umowy Flotowej w zakresie zawierania nowych polis, zwrotu niewykorzystanej składki itp. Obsługę umowy powierzyć można agencji zewnętrznej lub pozostawić w rękach ubezpieczyciela. Jednak z punktu widzenia finansowego i praktycznego najlepszym rozwiązaniem jest uruchomienie własnej agencji ubezpieczeniowej – cały zysk pozostanie w firmie transportowej, a przy okazji istnieje możliwość sprzedaży polis klientom indywidualnym i podmiotom zewnętrznym. Prowizja ze sprzedaży polisy w zakresie OC i AC wynosi średni od 7 do 11% składki uzyskanej, co – przekładając na konkretne przykłady – pokazuje, że kwoty te są znaczne i stanowią wymierne zyski dla firmy transportowej.
Jeszcze większą prowizję można uzyskać przy innego rodzaju ubezpieczeniach, np. ubezpieczeniu następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). Osobiście jednak odradzam zawieranie innych niż wymagane prawem (OC) i wymagane przez leasingodawcę (AC) lub kontrahentów (np. OC przewoźnika) ubezpieczeń, ponieważ są to ubezpieczenia fikcyjne, przynoszące znaczne zyski ubezpieczycielowi, a ubezpieczonemu oferujące niewiele.
Negocjując warunki umowy z ubezpieczycielem, nie może w niej zabraknąć elementarnych postanowień jak:
klauzula wyrównania okresu ubezpieczenia OC i AC,
klauzula zgłaszania szkód za pośrednictwem poczty elektronicznej,
klauzula podziału zysków i strat.
Mając zebrane wszystkie elementy niezbędne do zawarcia ubezpieczenia, tj.: zgoda leasingodawcy na zawarcie własnej umowy flotowej, wybrany podmiot do obsługi tej umowy oraz stałe pełnomocnictwo do likwidacji szkód i odbioru odszkodowania, możemy przejść do drugiej części niniejszego opracowania – likwidacji powstałych szkód w pojazdach będących w użytkowaniu firmy transportowej. Zaznaczę, że prawidłowe prowadzenie ewidencji powstałych szkód ma kluczowe znaczenie w dalszym procesie likwidacji szkody. Pozwala bowiem na szybkie otrzymanie odszkodowania, a w przypadku negowania odpowiedzialności ubezpieczyciela za zdarzenie (co do zasady) lub wysokości zgłoszonego roszczenia (co do kwoty) pozwala na prawidłowe dochodzenie roszczeń przed sądem, zarówno roszczenia głównego, jak i odsetek ustawowych za zwłokę. Obecnie odsetki te wynoszą 13% w skali roku, co w przypadku szkód zaistniałych w transporcie często stanowi wymierną kwotę (jak mówi mój przyjaciel: nie ma w Polsce lepszego banku, który oferowałby aż tyle, co ubezpieczyciel w odsetkach).
By właściwie przeprowadzić likwidację szkody, należy oprzeć się na warunkach wynegocjowanej przez nas umowy – klauzuli potrąceń amortyzacyjnych (patrz ramka)
W tym miejscu należy zatrzymać się na chwilę, by wyżej wskazane rozważania teoretyczne przenieść na obszar praktyczny. Zarządzając flotą pojazdów, należy pamiętać, że pojazdy zarabiają wtedy, gdy wykonują zlecenia. W sytuacji, gdy są unieruchomione, np. w przypadku wystąpienia kolizji, przynoszą straty często liczone w tysiącach złotych. Jest to nadrzędna zasada obowiązująca w firmach transportowych.
Z uwagi na możliwość wystąpienia przestoju pojazdu, spowodowanego zazwyczaj oczekiwaniem na likwidatora szkód działającego w imieniu ubezpieczyciela, oczekiwaniem na zamówienie części przez ASO czy wreszcie oczekiwaniem na naprawę pojazdu, zarządzający flotą pojazdów zazwyczaj nie zgłaszają drobnych szkód. Do powstania drobnych szkód dochodzi przeważnie podczas mijania się pojazdów ciężarowych na wąskiej drodze (uszkodzenie lusterek zewnętrznych), w wyniku parkowania (uszkodzenie schodków dolnych kabiny) lub też podczas cofania ciągnikiem siodłowym z naczepą (uszkodzenie zderzaka w naczepie). Zarządzający wychodzą z założenia, że mniejsze straty przyniesie naprawa pojazdu we własnym zakresie i z własnych środków niż zgłoszenie ubezpieczycielowi szkody i związany z tym przestój pojazdu.
Rozwiązaniem opisanego powyżej problemu jest kolejna klauzula, która jest niezbędna do właściwego realizowania procedury szkodowej – klauzula uproszczonej likwidacji szkód w pojazdach (patrz ramka).
Uproszczonej likwidacji szkód podlegają szkody, których całkowity koszt naprawy nie przekracza pewnego ustalonego w umowie poziomu, zazwyczaj jest to kwota 10 000 zł netto, ale znam umowy, w których poziom ten został podniesiony do kwoty 30 000 zł netto. Dalsza procedura likwidacji szkody przebiega jednakowo jak przy szkodach, w których przy oględzinach pojazdu uczestniczy likwidator ze strony ubezpieczyciela. Do obowiązków ubezpieczonego należy uzupełnienie dokumentacji oraz udowodnienie poniesionych kosztów naprawy – co do zasady – fakturą. Warunki te mają zastosowanie również w szkodach kradzieżowych, z tą jednak różnicą, wynikającą z zapisów OWU, że szkody kradzieżowe będące wynikiem przestępstwa (np. kradzież mienia o wartości powyżej 250 zł) obowiązkowo muszą być zgłoszone policji. Ponieważ większość szkód kradzieżowych przekracza wartość 250 zł, a zgłoszenie zdarzenia policji jest zazwyczaj kłopotliwe, szkody te nie są zgłaszane ubezpieczycielowi. Dogodnym rozwiązaniem jest zawarcie w Umowie Generalnej zapisu podnoszącego wartość skradzionego mienia, za które ubezpieczyciel ponosi odpowiedzialność bez obowiązku powiadamiania policji do kwoty np. 2000 zł. Podana wartość daje realną ochronę pokrycia szkód kradzieżowych, ponieważ większość z nich dotyczy kradzieży, np. koła zapasowego z naczepy, klinów podporowych naczepy, lusterek zewnętrznych z ciągnika siodłowego, różnego rodzaju zaślepek i osłon, czyli mienia o wartości większej niż 250 zł, ale mniejszej niż 2000 zł.
Dalszym elementem umożliwiającym nie tyle obniżenie składki ubezpieczeniowej, co zmniejszenie czasu naprawy do minimum, jest uzyskanie zgody leasingodawcy na naprawę pojazdu na podstawie kosztorysu. Innymi słowy, wypłata odszkodowania następuje w oparciu o kosztorys wykonany przez ubezpieczyciela, a w przypadku zastosowania procedury samolikwidacji o kosztorys wykonany przez firmę transportową, w obu przypadkach bez konieczności dokumentowania naprawy fakturą. Sytuacja taka pozwala w przypadku wystąpienia szkody na natychmiastową reakcję ze strony zarządcy flotą i swobodę w podejmowaniu decyzji, np. poprzez naprawę pojazdu wykonującego zlecenie (wymiana lusterek zewnętrznych, wymiana zbitego szkła reflektora). Warunkiem koniecznym uzyskania zgody od leasingodawcy na odbiór odszkodowania w oparciu o kosztorys, bez konieczności przedkładania faktury za naprawę pojazdu, jest udowodnienie właścicielowi pojazdu – leasingodawcy – że pojazd został rzeczywiście naprawiony. Zazwyczaj zarządzający flotą pojazdów dokumentują fakt naprawy pojazdu poprzez przedstawienie powypadkowego badania technicznego wykonanego przez Stację Kontroli Pojazdów (koszt badania wynosi od 20 do 50 zł) w przypadku szkód przekraczających wartość 2000 zł netto, zaś w przypadku szkód do 2000 zł netto poprzez złożenie oświadczenia o przeprowadzonej naprawie powypadkowej.
Powyższa praktyka jest stosowana i akceptowana przez wiele firm leasingowych, m.in.: Millennium Leasing Sp. z o.o., BRE Leasing Sp. z o.o., Kredyt Lease S.A., DNB Nord Leasing Sp. z o.o., PKO Leasing. Zupełnie inaczej, bo jedynie po dokonaniu naprawy pojazdu w ASO i przedstawieniu faktury, można uzyskać zgodę na otrzymanie odszkodowania od VB Leasing.
W tym miejscu należy cofnąć się do etapu negocjacji warunków umowy generalnej z ubezpieczycielem, by uzupełnić umowę o warunek wypłaty odszkodowania na podstawie kosztorysu bez stosowania amortyzacji na części, która zależnie od wieku pojazdu wynosi nawet 60% wartości części oraz w oparciu o naprawę pojazdu za pomocą części oryginalnych. Ustalenie takie jest niezmiernie ważne, ponieważ gwarantuje pokrycie kosztów naprawy uszkodzonego pojazdu niezależnie od trybu likwidacji szkody i sposobu dokumentowania jej wysokości. Ponadto ubezpieczyciel, wyliczając składkę ubezpieczeniową, korzysta ze statystyki dotyczącej szkód powstałych w latach poprzednich w firmie transportowej likwidowanych przy pełnej ochronie (bez amortyzacji części). Wypłata odszkodowania w oparciu o kosztorys z zastosowaniem amortyzacji części i dodatkowo zaniżeniem stawki za roboczogodzinę (rbh) stanowi dodatkowy zysk dla ubezpieczyciela. Wykorzystanie tych współczynników i w konsekwencji wypłata niższego odszkodowania niż w przypadku dokumentowania naprawy fakturą prowadzi do patologii, polegających na zmuszaniu użytkownika do poszukiwania części używanych często niewiadomego pochodzenia lub części pochodzących od niezależnych dostawców, tzw. zamienników. Na taką naprawę natomiast nie wyraża zgody leasingodawca.
Z praktycznych rozwiązań, które sam stosuję przy obsłudze szkód powstałych w pojazdach flotowych, jest zastosowanie jednego z pakietów aplikacji biurowych – Microsoft Office. W oparciu o program archiwizuję szkody w ten sposób, że każdy rekord ma swój indywidualny numer i jest przypisana do niego jedna szkoda (np. nr 2013/001 wskazuje, że jest to pierwsza szkoda powstała w roku 2013). Prowadzenie nawet takiej podstawowej tabelki szkód i zebranie w niej informacji (data i okoliczności szkody, rodzaj szkody – OC/AC, dane pojazdu i kierującego, wysokość dochodzonego roszczenia, data i kwota wypłaconego odszkodowania) pozwalają w łatwy sposób uzyskać pełną kontrolę nad szkodami mającymi miejsce w firmie. Osoba odpowiedzialna za likwidację szkód jest w stanie właściwie podejmować decyzje i czynić odpowiednie kroki celem uzyskania pełnej rekompensaty za szkodę, np. gdy odszkodowanie wypłacone jest po terminie, wystąpić o odsetki, zaś gdy roszczenie jest odmówione lub wypłacone jedynie w części, wystąpić na drogę postępowania sądowego. Dodatkowo, poza tabelką szkód prowadzę dokumentację szkodową w wersji papierowej. Do każdej teczki szkodowej przypisuję jedną szkodę i nadaję numer odpowiadający numerowi z tabelki szkodowej.
Tylko znając bieżącą sytuację szkodową w firmie, zarządzający flotą ma możliwość decydowania w sposób racjonalny. Właściwym przykładem jest sytuacja, w której pojazd należący do firmy transportowej uczestniczy w zdarzeniu, którego sprawcą jest pojazd ubezpieczony w zakresie OC w innym towarzystwie. Posiadając dobrze dobraną do charakteru firmy Umowę Flotową, można zlikwidować powstałą szkodę z ubezpieczenia AC, jednocześnie pilnując, aby ubezpieczyciel wystąpił z regresem do ubezpieczyciela sprawcy, by wypłacone odszkodowanie nie obciążało naszej umowy. Sposób ten pozwala na szybką wypłatę odszkodowania, co w przypadku szkody likwidowanej z OC, często z uwagi na trwające ustalenia przez organy policji lub prokuratury, nie jest możliwe. Dodatkowo, praktyka ubezpieczycieli w przypadku wypłaty odszkodowania z OC zazwyczaj jest niezgodna z prawem w zakresie np. stosowania amortyzacji części, wykonywania kosztorysów naprawy w oparciu o części zamienne nieoryginalne czy też wypłaty kwoty bezspornej i warunkowania dalszej wypłaty od przedstawienia przez poszkodowanego rachunków za naprawę pojazdu. Opisane zachowania ubezpieczyciela sprawcy szkody są bezprawne, jednak powszechnie stosowane. Pamiętać należy, że wybór likwidacji szkody z dobrowolnego ubezpieczenia AC zamiast z obowiązkowego OC sprawcy szkody w żaden sposób nie zamyka drogi do dochodzenia kolejnych roszczeń z ubezpieczenia OC, np. za wynajem pojazdu zastępczego, utratę lub zniszczenie towaru, stratę związaną z przestojem pojazdu. Wszystkie szkody niewypłacone w ramach ubezpieczenia AC należy zgłaszać i dochodzić z ubezpieczenia OC sprawcy. W znacznym uproszczeniu można przyjąć, że termin na zgłoszenie szkody z ubezpieczenia OC wynosi 3 lata.
W przypadku zaistnienia szkody, gdzie występuje przestój pojazdu związany z procedurą likwidacyjną i okresem przeznaczonym na naprawę pojazdu, zgodnie z zasadami zawartymi w prawie ubezpieczeniowym, poszkodowany jest zobowiązany w miarę możliwości do zapobieżenia zwiększeniu się szkody (art. 16.1 ust. 3 ustawy z dnia 22 maja 2003 roku o ubezpieczeniach obowiązkowych). Przekładając cytowany przepis na płaszczyznę zarządzania firmą transportową w zakresie powstałych w pojazdach szkód, należy rozważyć następującą kwestię: czy zrezygnować ze zleceń, które wykonywałby pojazd, gdyby nie doszło do szkody i wystąpić z roszczeniem o zwrot utraconych korzyści, czy też wynająć pojazd zastępczy celem realizacji zleceń i przedłożyć ubezpieczycielowi fakturę za wynajem pojazdu.
Przy roszczeniu związanym z przestojem pojazdu sprawa jest oczywista i sama w sobie nie wymaga szerszego komentarza. Natomiast w przypadku wynajmu pojazdu zastępczego, powstaje problem z uwagi na brak podmiotów świadczących wynajem pojazdów ciężarowych, często pojazdów specjalistycznych, dostosowanych do charakterystyki firmy transportowej (np. pojazdy do transportu gazu). Rozwiązaniem jest wynajęcie pojazdu z zaprzyjaźnionej firmy transportowej lub – wg mnie najlepszym ze strony organizacyjnej i finansowej – utworzenie firmy, która będzie świadczyła usługi polegające na wynajmie pojazdów ciężarowych dla podmiotów, których pojazd uległ uszkodzeniu w wyniku zdarzenia drogowego. Na podstawie stosownych porozumień, do wynajmu posłużyć mogą inne pojazdy będące w użytkowaniu firmy, w której uszkodzeniu uległ pojazd. Aby roszczenie dotyczące wynajmu zostało uznane przez ubezpieczyciela, należy wykazać, że inne pojazdy będące w użytkowaniu firmy transportowej nie mogły wykonać zlecenia przeznaczonego dla pojazdu, który został uszkodzony (np. pojazdy te wykonywały inne zlecenia).
Mam nadzieję, że przedstawione powyżej procedury (dodać należy, że wszystkie zostały wdrożone w firmach transportowych, których jestem opiekunem) będą pomocne dla osób zarządzających flotą pojazdów i spowodują, że osoby te, negocjując warunki Umowy Generalnej z ubezpieczycielem, a następnie likwidując powstałe w pojazdach flotowych szkody, osiągną zamierzony w niniejszym opracowaniu cel, tj. zapłacą niewygórowaną składkę, a gdy wystąpi szkoda, pomyślnie ją zlikwidują.
Elementarne postanowienia umowy z ubezpieczycielem
Klauzula wyrównania okresu ubezpieczenia OC i AC – oznacza, że okres ubezpieczenia wyliczany jest proporcjonalnie do udzielonej ochrony ubezpieczeniowej i wszystkie czynne polisy kończą się w jednym dniu. Warunek ten jest pewnym obciążeniem dla ubezpieczonego, ponieważ w określonym czasie musi zapłacić składkę ubezpieczeniową za wszystkie pojazdy, jednak jest korzystna, gdyż nie wymaga pilnowania kolejnych terminów opłaty składki.
Klauzula zgłaszania szkód za pośrednictwem poczty elektronicznej – dopuszcza możliwość zgłaszania szkód za pośrednictwem poczty elektronicznej. Klauzula ta pozwala w wygodny sposób zgłosić szkodę i jednocześnie wraz ze zgłoszeniem przesłać wymagane przez ubezpieczyciela dokumenty, przez co nie trzeba w późniejszym terminie wracać do szkody, a jedynie monitorować termin i wysokość wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela. Zgłoszenie szkody drogą elektroniczną ponadto pozwala na prawidłowe ewidencjonowanie szkód powstałych w pojazdach.
Klauzula podziału zysków i strat – zazwyczaj ma zastosowanie w umowach długoterminowych. Polega na tym, że opłata składki przez ubezpieczonego jest traktowana jako opłata wstępna, a ostateczne rozliczenie następuje w ustalonym przez strony terminie, np. po 12 miesiącach. W zależności od przebiegu szkodowości składka wpłacona może zostać uznana za ostateczną lub nastąpi rozliczenie składki poprzez dopłatę przez ubezpieczonego pewnej kwoty ubezpieczycielowi (w przypadku dużej szkodowości) albo ubezpieczyciel zobowiązany będzie zwrócić część swoich zysków ubezpieczonemu (w przypadku małej szkodowości). Dodatkowo klauzula wpływa motywująco na ubezpieczonego, poprzez stałe monitorowanie sytuacji szkodowej w firmie transportowej.
Klauzula potrąceń amortyzacyjnych – jest to klauzula zazwyczaj wymagana przez leasingodawcę. Polega na ustaleniu wysokości szkody w oparciu o kosztorys naprawy bez zmniejszenia wartości części zamiennych (wartość części jest pomniejszana stosownie do wieku pojazdu). Zapis ten daje zabezpieczenie pokrycia przez ubezpieczyciela kosztów naprawy w ASO, a leasingodawcy gwarancję naprawy pojazdu zgodnie z przewidzianą przez producenta danej marki technologią naprawy. Ma zastosowanie w rozliczeniach dokumentujących naprawę na podstawie faktury.
Klauzula uproszczonej likwidacji szkód w pojazdach – polega na możliwości dokonania naprawy bez konieczności wykonania oględzin pojazdu przez przedstawiciela ubezpieczyciela. Klauzula oczywiście ma zastosowanie w przypadku szkód likwidowanych z dobrowolnego ubezpieczenia AC, w przypadku likwidacji szkody z obowiązkowego ubezpieczenia OC, żaden przepis prawa ubezpieczeniowego nie wymaga, aby zakres uszkodzeń i wysokość szkody zostały udokumentowane jedynie poprzez oględziny uszkodzonego pojazdu przez przedstawiciela ubezpieczyciela. W tej sytuacji wystarczy wykazać winę sprawcy zdarzenia, np. poprzez oświadczenie sprawcy zdarzenia lub otrzymaną notatką z policji, oraz zakres uszkodzeń i wysokość szkody, poprzez np. dokumentację fotograficzną i kosztorys naprawy.