Oręż fleet managera - programy do zarządzania flotą samochodową
Inwestycje w programy wspomagające zarządzanie flotami samochodowymi mają wiele zalet. Oprócz uporządkowania gospodarowania autami w firmie, przyczyniają się one do obniżenia kosztów oraz czynią pracę fleet managera bardziej efektywną i komfortową. Dzięki możliwości integracji z innymi programami oraz coraz nowszym funkcjom, ich znaczenie w firmach wzrasta.
Konieczność zastosowania systemów informatycznych we flotach pojawia się naturalnie. Szybko okazuje się, że osoba nadzorująca nawet kilka samochodów przy użyciu Excela zaczyna mieć problemy z uporządkowaniem danych oraz z ewidencją licznych faktur. Równocześnie rozbudowane pliki Excel mogą zachowywać się niestabilnie i działać wolno, tworząc dodatkowe kłopoty dla użytkownika.
Największą wadą Excela – według Wojciecha Lewandowskiego, właściciela firmy Softra – jest to, że nie sprawdza się on tam, gdzie pojawiają się pytania o historię floty. Excel nie radzi sobie ze śledzeniem pewnych zjawisk w czasie, co z łatwością umożliwiają programy do zarządzania flotą.
Fleet manager ma obecnie ogromne możliwości wyboru oprogramowania – od prostych pudełkowych rozwiązań „no name” poprzez te oferowane np. przez emitentów kart paliwowych, producentów systemów monitorowania i oprogramowania finansowego oraz samych importerów samochodów. Są to jednak narzędzia zorientowane głównie na własne produkty. Na rynku oferowane są także bardzo rozbudowane systemy wspomagające zarządzanie flotami samochodowymi. Czołowe pozycje w tym segmencie zajmują narzędzia trzech dostawców: Softra, PasCom oraz Virtual Carmen oferujące fleet managerom odpowiednio programy Flota Commandor c/s, PasCom Flota II oraz Carmen eCar. Dostawcy ci mają w ofercie również bardziej złożone oprogramowanie dla firm CFM, z rozbudowanymi modułami kosztowymi – Carmen CFM, Softra Flota Pro CFM, ale też specjalistyczne oprogramowanie przydatne w spedycji (PasCom Transport II) czy obsłudze sieci wypożyczalni pojazdów (Softra Flota Rent).
Rynek daleki od nasycenia
Wbrew pozorom, mimo ogólnie rozumianych i docenianych zalet ich zastosowania, nasycenie rynku programami wspomagającymi zarządzanie flotami nie jest duże. – Mamy doświadczenia z imprez flotowych, przygotowujemy miniankiety, z których widać wyraźnie, że jest bardzo duża liczba firm, które wahają się i analizują na razie korzyści z wdrożenia tych systemów – mówi Rafał Dmytryszyn, sales manager z Softry. Niektóre firmy również błędnie rozumieją definicję programów do zarządzania, za które uważają systemy oferujące niewiele więcej poza prostą ewidencją pojazdów i użytkowników. Te uproszczone systemy zazwyczaj nie mają nawet trzeciej części możliwości profesjonalnych programów, dostarczanych np. przez PasCom, Softrę i Virtual Carmen. Dla wielu fleet managerów możliwości prostszych systemów wydają się wystarczające, ale część z nich, wraz z nabywaniem dodatkowych doświadczeń, zaczyna zauważać ich niedoskonałości i poszukuje czegoś więcej. Dodatkowym bodźcem do zmiany bądź wprowadzenia nowego, bardziej rozbudowanego oprogramowania jest zazwyczaj wzrost posiadanej floty. Wymusza on strategiczne decyzje: zatrudnianie ludzi do nadzoru nad nią lub implementację nowego programu.
Rozeznanie możliwości
Przed zamówieniem oprogramowania firmy mogą zorganizować przetarg na dostawcę takich usług oraz nieodpłatnie przetestować interesujące systemy informatyczne przez dłuższy okres. Równolegle warto się zapoznać z warunkami gwarancji oraz z tym, czy podczas trwania umowy ewentualne upgrade’y oprogramowania są dodatkowo płatne, czy wliczone w abonament. Do uzyskania pełnej wiedzy o systemach istotne może być zebranie informacji od innych fleet managerów użytkujących dany program. To od nich uzyskamy bezcenną wiedzę, której nie znajdziemy w żadnym prospekcie i tabeli, tj. jak w praktyce wygląda współpraca z dostawcą oprogramowania, np. w zakresie działań serwisowych.
– Wyróżniłbym dwa rodzaje klientów zainteresowanych programami do zarządzania – mówi Rafał Dmytryszyn z Softry. – Pierwszą są osoby, które na początek mają niewielką wiedzę w temacie. Po oswojeniu się szybko stają się oni bardziej wymagający i sami zaczynają przekazywać nam mnóstwo pomysłów. Drugą grupę klientów stanowią zwykle doświadczeni fleet managerzy, często z większych firm, którzy już podczas rozpoczęcia rozmów mają długą listę wymagań, które system powinien spełniać. Szczególnie dotyczy to firm CFM, w których nadzór nad kosztami jest jeszcze bardziej dokładny niż w zwykłej firmowej flocie. Zazwyczaj też im bardziej rozbudowany jest implementowany program, tym bardziej konieczne jest szkolenie w szerszym zakresie. Jak mówi Rafał Dmytryszyn: – Szkolenia z obsługi naszego programu są często przeprowadzane w siedzibie klienta, najczęściej po napełnieniu systemu danymi o jego flocie. Część szkoleń z mniejszymi klientami może się oczywiście odbywać zdalnie.
Dostawcy programów oferują oczywiście wsparcie dla swoich użytkowników. Dużym usprawnieniem w komunikacji między operatorem programu a dostawcą jest funkcja pomocy zdalnej, w ramach której serwis może bezpośrednio na ekranie komputera fleet managera pokazać, jak rozwiązać dany problem. Wystarczy tylko wcześniej wpisać hasło w odpowiednie okienko, aby informatyk zyskał dostęp do tego, co się dzieje w naszym programie. Jeszcze kilka lat temu konfiguracja zdalnego łączenia się z komputerem i danymi na ekranie wymagała sporo pracy i skorzystania z pomocy firmowego informatyka.
Sam koszt zakupu oprogramowania to nie wszystkie wydatki, jakie mogą czekać firmę. Należy też pamiętać, że jego zakup może wymagać inwestycji w dodatkowy sprzęt komputerowy oraz serwery, na których będą gromadzone dane. Oczywiście, obsługę infrastruktury również można outsourcować na dostawcę systemu, ale wówczas będzie trzeba ponosić koszty jej utrzymania.
System integratorem
Zanim jednak fleet manager zapozna się z programami, powinien zdefiniować swoje oczekiwania, przeanalizować potrzeby firmy oraz wskazać, z jakimi programami już istniejącymi w spółce system musiałby współpracować. – Obecnie standardowym pytaniem od klientów jest to, czy system jest elastyczny i otwarty – mówi Andrzej Zwierzchowski, prezes firmy PasCom. – Współczesne programy do zarządzania są na tyle otwarte, że przekształcają się z systemu do obsługi flot, usprawniającego pracę jednego działu, w transparentny integrator danych pochodzących z różnych programów, m.in. danych kadrowych, monitorowania pojazdów, księgowych, ERP itp., mogąc stać się swoistym centrum komunikacji. Dobre programy mają rozbudowane możliwości pozwalające na pobieranie i synchronizację danych pochodzących od różnych firm (m.in. dostawców opon, emitentów kart paliwowych, serwisów, firm ubezpieczeniowych i innych podmiotów usługowych), a następnie umożliwiają ich przetwarzanie. Do niektórych systemów można również przenosić maile od kontrahentów. Integracja między programami służy przede wszystkim usprawnieniu przepływu informacji w firmie, np. jeśli kadry wpiszą w system nowego pracownika, w którego pracy konieczny jest samochód, to wskazane jest, aby wyświetlił się on od razu w systemie nadzorowanym przez fleet managera.
Nadzór, ewidencja, analizy…
Systemy do zarządzania flotą zawierają pełną historię eksploatacji każdego pojazdu firmowego oraz dane użytkowników. Zasadniczym zadaniem tych narzędzi są funkcje ewidencyjne i administracyjne polegające na usprawnianiu przepływu dokumentów elektronicznych do odpowiednich działów, raportowaniu i rozliczaniu kosztów. Odciążają one nie tylko fleet managera, ale np. dział księgowy skracając czas pracy m.in. nad obróbką dokumentów kosztowych, faktur czy rozliczaniu szkód. To dzięki systemowi wszystkie dokumenty związane z eksploatacją pojazdów można w dowolnej chwili szybko zlokalizować. Fleet manager ma realny wpływ na wykonanie wcześniej ustalonej polityki flotowej. Zwłaszcza po zintegrowaniu programu z systemami GPS fleet manager uzyskuje łatwą kontrolę nad eksploatacją pojazdów w firmie, która działa dyscyplinująco na kierowców. Tym samym łatwo mu np. nakazać używanie konkretnych rodzajów paliw czy też elementów eksploatacyjnych i to kontrolować.
W ramach programów wspomagających zarządzanie flotami dostawcy oferują dziesiątki różnorodnych modułów, które zależnie od potrzeb indywidualnie dobierają fleet managerowie. W podstawowych modułach znajdują się informacje nt. numeru VIN pojazdu, wyposażenia, historii polis, opon, informacje określające pochodzenie pojazdu (własny, leasingowany, wynajmowany), szkodach komunikacyjnych, historii serwisowej, mandatach oraz wszelkie elektroniczne dokumenty kosztowe (faktury, paragony). Bardzo przydatny w firmach flotowych może się okazać moduł parkingów służący do ewidencji i przydziału miejsc postojowych dla pracowników. Złożoność dostępnych danych sprawia, że programy oferują także wewnętrzne wyszukiwarki. Cenną funkcjonalnością są przypominacze informujące np. o zbliżających się terminach przeglądów i końcu ważności dokumentów. – Przypominacz nie musi być wykorzystany jedynie do podawania informacji o posiadanej flocie – mówi Andrzej Zwierzchowski z PasCom. – Przydaje się również w kontroli dokumentów pracowników, a także w transporcie, informując na przykład o pojawieniu się kontenera w porcie. Do minimum spada więc ryzyko przeoczenia terminów, m.in. przeglądów czy ważności ubezpieczeń, które naraziłyby firmę na poważne koszty. Nie należy się zniechęcać, jeśli dany program nie ma interesującej nas funkcjonalności. Obecnie każdy duży dostawca jest elastyczny i może stworzyć nową aplikację spełniającą nasze oczekiwania.
Obecne programy wspomagające zarządzanie flotami nie mają w założeniu pełnić jedynie funkcji ewidencyjnych i administracyjnych, ale również analityczne, ułatwiając podejmowanie nawet strategicznych decyzji w firmie. Na podstawie zebranych danych i generowanych przez system cyklicznych raportów fleet manager może dokonywać szerokich analiz floty, począwszy od ogólnych trendów aż do oceny jednego samochodu i pracownika. Niejednokrotnie zebrane dane mogą się przydać przy negocjacjach stawek ubezpieczeniowych czy też do kontroli brokera ubezpieczeniowego.
Programy wspomagające zarządzanie flotami dają możliwości tworzenia rozmaitych raportów i analiz graficznych (bez konieczności opracowywania ich w Excelu czy PowerPoint), które następnie można zapisać w wybranym formacie (m.in. PDF) lub wydrukować.
Multum innowacji
Do programów wspomagających zarządzanie flotami jest wprowadzanych wiele innowacji. Andrzej Zwierzchowski, prezes PasCom, mówi: – w ciągu kilku miesięcy wdrażamy w systemie PasCom II kilkadziesiąt nowych funkcjonalności bez straty czytelności i łatwości obsługi, a przybywa ich coraz więcej, co przypomina efekt śniegowej kuli. Przykładem interesującego rozwiązania dla flot są specjalne skanery przypominające sklepowe czytniki, służące do szybkiego wprowadzania do systemów np. danych z dokumentów pojazdu, co znacznie przyspiesza pracę. Dostawcy oferują także automatyczne skanowanie dokumentów. Wystarczy jedno kliknięcie, aby po zeskanowaniu dokument został automatycznie podpięty w odpowiednim miejscu w systemie i był natychmiast w nim widoczny dla autoryzowanych użytkowników.
Dostawcy starają się również poprawiać komunikację z klientami. Na przykład PasCom wprowadza możliwość komunikacji audiowizualnej między nadzorcą floty a producentem oprogramowania, co pozwala na natychmiastowe konsultacje z wygodnym zdalnym dostępem do oprogramowania, podczas którego obie strony mają jednoczesny dostęp do danych. Aby jeszcze wydajniej tworzyć oprogramowanie, firmy mocno inwestują w dalszy rozwój. Na przykład firma PasCom z początkiem czerwca br. została oficjalnym partnerem Gdyńskiego Centrum Innowacji, przystępując do E-Parku przy Pomorskim Parku Naukowo-Technologicznym. Współpraca z tamtejszymi pracownikami i firmami ma się przysłużyć wprowadzeniu jeszcze bardziej innowacyjnych produktów.
Przyjazny = lepszy
Rosnąca złożoność programów do zarządzania flotą pojazdów i wzrost liczby analizowanych elementów sprawiały coraz większe problemy z ich obsługą. Stąd jedną z tendencji ostatnich lat jest tworzenie interfejsów nieprzeładowanych funkcjami i systemów możliwie jak najbardziej intuicyjnych w obsłudze. Mimo to dla wielu fleet managerów ilość zbieranych informacji może być przytłaczająca. Wojciech Lewandowski z Softry mówi, że: „był pomysł, aby ograniczyć liczbę funkcji i zaoferować za niewielkie pieniądze mały system. Okazało się, że przy wyborze klienci woleli jednak wersje bardziej rozbudowane argumentując, że choć niektórych funkcjonalności na razie nie potrzebują, to mogą się one okazać dla nich z czasem potrzebne”. Oczywiście, na rynku nie brakuje również prostszych wersji programów z najpopularniejszymi modułami, które można zamówić nawet przez Internet. Taki właśnie sklep internetowy dla zainteresowanych podstawowymi produktami otworzyła firma PasCom.
Inne systemy do zarządzania flotami
– Przewagą systemów zarządzania flotą nad systemami oferującymi monitoring i proste zarządzanie jest możliwość nadzorowania nie tylko standardowych typowych flot pojazdów, ale także nietypowych o bardzo specyficznym i unikalnym zakresie działalności – mówi Andrzej Zwierzchowski z PasCom. – W wielu, szczególnie mniejszych, firmach tak rozbudowane systemy nie są konieczne i z powodzeniem mogą one wykorzystywać prostsze programy. Prym w tym względzie wiodą firmy oferujące do niedawna jedynie systemy monitorowania i lokalizacji pojazdów wykorzystujące technologie GPS (np. AutoGuard, FM Solutions) lub też oprogramowanie dla firm sektora finansowego (ADH Soft). Z czasem wprowadzały one dodatkowe moduły i całe programy umożliwiające uproszczone zarządzanie pojazdami (AutoControl, FM Professional, Tiger System). Popularnym sposobem kontroli kosztów we flotach są również karty paliwowe (np. Orlen, DKV lub BP), dające możliwość nie tylko bezgotówkowych rozliczeń, ale ułatwiających życie działom księgowym (np. dzięki jednej, zbiorczej fakturze raz w miesiącu). Raporty, dostępne online na stronach emitentów, zawierają informacje pozwalające na podstawową kontrolę pracowników i samochodów.
– W opisywaniu programów wspomagających zarządzanie flotą trzeba pamiętać o najważniejszej sprawie – mówi Wojciech Lewandowski z Softry – programy te są tylko narzędziami. Nigdy nie zastąpią one fleet managera. Programy pokazują mu wyłącznie czarno na białym to, co się dzieje w administrowanej flocie. Decyzje, jak wykorzystać tę wiedzę, zależą zawsze od fleet managera.
Paweł Barchwic
Prezes ADH-Soft sp. z o.o.
Rynek usług leasingowych i flotowych w ostatnim czasie bardzo się zmienił. Dzisiaj firmy flotowe nie mogą obejść się bez rozbudowanego finansowania, a leasingowe, chcąc konkurować na rynku usług finansowych, rozbudowują swoje produkty finansowe o obsługę dodatkowych serwisów. Rosną także oczekiwania klientów firm zarządzających flotą. Indywidualne dopasowanie pojazdu do użytkownika, indywidualne dostrojenie parametrów zarządzania, administrowanie zmianami tych parametrów w czasie kontraktu, dostęp online do raportów o własnej flocie z wielowymiarowymi przekrojami analitycznymi to już konieczność.
W procesie walki o klienta, o przewadze firmy leasingowej/CFM coraz częściej decyduje system informatyczny, zwłaszcza taki, który rozumie i elastycznie wspiera proces biznesowy firmy we wszystkich jej aspektach. Aby sprostać potrzebom rynku i coraz bardziej wymagającym klientom, konieczne jest wyspecjalizowane oprogramowanie, które pozwoli obsługiwać zarówno duże koncerny międzynarodowe dysponujące flotą składającą się z kilkuset pojazdów, jak również firmy z sektora MSP, których działalność opiera się na niewielkiej liczbie samochodów. Takim systemem jest System Zarządzania Flotą Samochodową Tiger – produkt firmy ADH-Soft – zapewniający pełne spektrum działań związanych z zarządzaniem flotą pojazdów.
Osią Systemu Tiger jest pojazd, wokół którego zorganizowany jest cały program. Większość danych wprowadza się w kontekście pojazdu. Do bazy danych trafiają faktury za: paliwo, refaktury polis, okresowe przeglądy, przechowywanie opon, samochód zastępczy, koszty napraw oraz likwidacji szkód. Samochody mogą być przenoszone pomiędzy kontraktami wraz z całą historią, co pozwala łatwo prześledzić historię samochodu, niezależnie od liczby kontraktów, w których był użytkowany. Zgromadzenie wszystkich danych w jednym miejscu ułatwia prowadzenie terminowych rozliczeń oraz tworzenie zestawień i raportów.
Romuald Chałas
wiceprezes zarządu AutoGuard S.A.
Oprogramowanie tworzone przez AutoGuard możemy integrować z systemami już istniejącymi u klienta bądź też proponujemy mu naszą kompleksową usługę monitorowania i zarządzania flotą. Wiodącym narzędziem informatycznym firmy AutoGuard, umożliwiającym skuteczne zarządzanie pojazdami, jest program AutoControl 2.0 stworzony w wyniku rosnących potrzeb naszych użytkowników.
Obserwujemy, że apetyt klientów na coraz to nowe funkcjonalności rósł w miarę jedzenia. Wcześniej użytkownicy wyrażali przede wszystkim potrzebę lokalizacji pojazdów i kontrolowania zużycia paliwa firmowych pojazdów. Obecnie fleet managerzy dążą do maksymalnego ułatwienia sobie pracy i oczekują też w ramach programu wielu dodatkowych informacji, na przykład o upływających terminach ubezpieczeń lub przeglądów. Nasz program AutoControl 2.0 jest cały czas udoskonalany i rozbudowywany o coraz to nowe możliwości. Ciągły rozwój jest typową cechą branży telematycznej, ponieważ próba osiadania na laurach może sprawić, że bardzo szybko znaleźlibyśmy się daleko w tyle. Co ważne, nie można obecnie mówić o dużym nasyceniu polskiego rynku tego rodzaju usługami, które oceniam na około 20–30%. Jest więc o co walczyć.