Najskuteczniejsze sposoby nadzoru nad samochodami flotowymi

Rozwój firmy, w której są samochody ciężarowe, dostawcze, czy służbowe oznacza, że w pewnym momencie zachodzi potrzeba wyznaczenia osoby do zajmowania się rosnącym parkiem maszyn. Wbrew pozorom nie jest to zadanie łatwe, gdyż pełnienie tej funkcji wymaga posiadania pewnych umiejętności. Przed menedżerem nadzorującym flotę samochodów stają przeróżne wyzwania, z którymi musi on sobie sprawnie radzić. 

Niektóre firmy poszukując osoby na stanowisko menedżera floty stawiają na takie umiejętności, jak znajomość budowy samochodów, lub zagadnień logistycznych. Choć bezsprzecznie przydają się one w tej pracy, to nie są kluczowe. Jak sama nazwa stanowiska sugeruje, menedżer będzie w głównej mierze zajmował się zarządzaniem parkiem maszynowym, a nie jedynie nadzorem technicznym, czy np. logistyką dostaw. A to oznacza, że prędzej z powierzonymi zadaniami poradzi sobie sprawny zarządca, niż osoba np. pełniąca wcześniej rolę doradcy technicznego.

Do głównych zadań menedżera należy obniżanie bądź optymaliacja kosztów utrzymania floty. Składają się na to m.in. takie czynniki, jak zmniejszenie szkodowości floty, obniżenie składek ubezpieczenia, przeszkolenie kierowców flotowych, optymalizacja napraw, czy odpowiedź na pytanie co będzie lepsze: zakup taboru, leasing, czy np. wynajem długoterminowy? To oczywiście tylko przykładowe problemy, na jakie natrafi on w swojej pracy.

Fleet Menedżer

Kluczem do sukcesu, czyli do sprawnego zarządzania flotą, jest przede wszystkim odpowiedni człowiek. Jeśli zastanawiamy się nad stworzeniem stanowiska Fleet Menedżera, powinniśmy poszukać kandydata mającego doświadczenie w tej dziedzinie i zarządzającego już wcześniej co najmniej tak licznym taborem, jakim dysponuje nasza firma. To zwiększy prawdopodobieństwo, że czekające go zadania nie okażą się zaskoczeniem, a praca od samego początku będzie przebiegała bezproblemowo.

Do sprawnego wykonywania swoich obowiązków Fleet Menedżer potrzebuje odpowiednich narzędzi. Przy niewielkim parku samochodów można zacząć od popularnych programów typu Excel, czy Acces, ale w dłuższej perspektywie czasu lepiej zaopatrzyć się w profesjonalne programy bazujące na bazach danych SQL lub SAP.

Odpowiednie oprogramowanie pomoże zapanować nad autami floty, ale to sprawne zarządzanie może przynieść wymierne korzyści w postaci redukcji niepotrzebnych kosztów. A te potrafią być bardzo duże i stanowić ogromne obciążenie.

Zasady korzystania z samochodów flotowych

W każdej flocie samochodowej powinny istnieć określone zasady korzystania z pojazdów. Należy je stworzyć w oparciu o istniejące przepisy karno-skarbowe, kodeksu pracy, czy kodeksu drogowego. Każdy kierowca flotowy powinien też być z nimi zaznajomiony i podpisać stosowną umowę. Jest to istotne nie tylko od strony prawnej, ale też księgowo-podatkowej.

Szkodowość

Kilka lat temu pojawiły się badania pokazujące, że auta flotowe stanowiące 10% pojazdów zarejestrowanych w Polsce, odpowiadają za co trzeci wypadek. Tak duża szkodowość wynikała głównie z braku odpowiedniego szkolenia oraz braku programów zachęcających do rozważnej i bezpiecznej jazdy.

W celu obniżenia szkodowości w firmowej flocie można podjąć kilka kroków. Po pierwsze zorganizować szkolenia z bezpiecznej jazdy dla nowych kierowców flotowych. Dla wielu z nich, zwłaszcza rozpoczynających swoją karierę, konieczność pokonywania setek, a nawet tysięcy kilometrów tygodniowo to nowość. 
Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie systemu zachęt. W codziennej eksploatacji mogą to być nagrody lub premie za uzyskiwanie niskich wartości zużycia paliwa. W dłuższej perspektywie, w przypadku samochodów osobowych, dobrą metodą jest zaoferowanie użytkownikowi możliwości odkupienia samochodu firmowego na preferencyjnych warunkach. To zachęca do spokojniejszej eksploatacji, a co za tym idzie oznacza mniejsze ryzyko spowodowania wypadku.

Nadzór

Aby mieć na bieżąco kontrolę nad sposobem eksploatacji poszczególnych aut flotowych, można rozważyć zastosowanie jednego z wielu oferowanych na rynku rozwiązań opartych na modułach GPS. Systemy te pozwalają m.in. na monitoring czasu pracy kierowców, sposobu jazdy, kontrolę zużycia paliwa, a jednocześnie na lokalizację auta, co pozwala namierzyć je w przypadku kradzieży.

Serwisowanie

Przeszkolenie kierowców flotowych pod kątem bezpiecznej jazdy oraz wspomniane zachęty wpływają korzystnie na koszty bieżącej eksploatacji. Delikatniejsze traktowanie samochodów, to rzadsze zmiany opon, klocków i tarcz hamulcowych, czy elementów zawieszenia. W przypadku dużej floty może to dać ogromne oszczędności. 

Fleet Menedżer musi zmierzyć się z decyzjami jak i gdzie serwisować samochody należące do floty. Ze względu na koszty po okresie gwarancyjnym wiele firm rezygnuje z usług Autoryzowanych Stacji Obsługi (ASO). Co w zamian? Mogą to być sieci serwisowe skupione pod jedną marką, serwisy wyspecjalizowane w obsłudze samochodów konkretnej marki, lub inny niezależny warsztat. Tu pojawia się kwestia jakości świadczonych przez nie usług i właśnie w tym momencie przydaje się wiedza z zakresu mechaniki samochodowej. Fleet Menedżer musi umieć ocenić, czy proponowane czynności serwisowe są konieczne i czy są prawidłowo wykonywane.

Ubezpieczenia

Składki ubezpieczeń komunikacyjnych to poważna część budżetu potrzebnego na utrzymanie auta flotowego. Do zadań zarządzającego flotą należy próba ograniczenia ich wysokości, co nie jest może proste, ale nie niemożliwe. Wysokość polis, w przeciwieństwie do ofert dla klientów indywidualnych, może być negocjowana. Przede wszystkim zależy ona od od problemu szkodowości, w mniejszym stopniu od wielkości parku maszynowego. Im mniej wypadków powodują kierowcy, tym niższe będą składki ubezpieczenia.
Kolejną możliwością obniżenia wysokości polis są np. pewne wyłączenia z polis Auto Casco. Przykładowo umowa zakłada, że ubezpieczyciel pokrywa szkody tylko powyżej pewnego progu. Oznacza to, że drobne uszkodzenia muszą być usuwane na koszt właściciela floty, za to może on w zamian liczyć na niższe składki. 
Jak widać wiele działań zazębia się i jedna zainwestowana złotówka w jednym miejscu przynosi korzyści w kilku kolejnych.

Finansowanie floty pojazdów

Istnieją trzy podstawowe metody finansowania samochodów flotowych. Pierwszy, niegdyś najpopularniejszy, to zakup aut na własność, głównie na kredyt. Ta forma zakupu zmniejsza zdolność kredytową, co jest poważnym problemem. 

Lepszym sposobem pozyskania floty jest leasing. Pozwala on na precyzyjne zaplanowanie kosztów, udostępnienie przez leasingodawcę samochodów zastępczych na czas naprawy, lub serwisu, czy np. dostarczenie nowego pojazdu w przypadku kradzieży.

Im większa flota pojazdów oraz im większa jest świadomość zarządu firmy jak problematyczne i złożone jest zarządzanie flotą samochodową, tym większa skłonność w kierunku zlecenia tego zadania firmie zewnętrznej. Na rynku istnieje wiele tego typu podmiotów, z podstawową ich zaletą jest doświadczenie. Wbrew obawom, outsourcing wcale nie musi oznaczać wyższych kosztów. Wynika to z umiejętności dużych firm świadczących tego typu usługi do redukcji kosztów. Najwygodniejszą i wcale nie najdroższą formą finansowania floty samochodowej jest wynajem długoterminowy. Przedsiębiorca płaci co miesiąc jedną z góry ustaloną stawkę obejmującą kompleksowe finansowanie i utrzymanie auta. Wchodzi w to m.in. rata leasingowa, koszty ubezpieczenia, czy serwisowanie i naprawianie samochodu przez cały okres umowy. Taka forma finansowania ma jeszcze jedną zaletę – zabezpiecza firmę przed nieprzewidzianymi kosztami związanymi z awaryjnością samochodów po okresie gwarancji. Pojazdy we flocie są bowiem użytkowane przez okres od 3 do 5 lat, rzadko który producent oferuje tak długą ochronę gwarancyjną, ta zresztą często kończy się wcześniej wraz z określonym przebiegiem. Przy wynajmie długoterminowym to ryzyko bierze na siebie leasingodawca.

Na jaką formę się zdecydować?

Zdecydowana większość firm w Polsce dysponuje flotą zaledwie kilku pojazdów. W takich przypadkach stanowisko Fleet Menedżera nie jest potrzebne, te obowiązki pełni sam przedsiębiorca. Problem się pojawia, gdy flota rozrasta się do kilkunastu lub kilkudziesięciu samochodów. Wtedy jej zarządzanie zaczyna urastać do rangi problemu. 

Jeśli zamierzamy zdecydować się zarządzać flotą w ramach własnej firmy zadbajmy, by odpowiedzialna za nią osoba nie była „z przypadku”. Umiejętność cięcia kosztów będzie zależała od wiedzy, doświadczenia i ilości pracy wkładanej w nadzór. 

Alternatywą jest wynajem długoterminowy. Ma on szereg zalet. Po pierwsze koszty związane z leasingiem i serwisowaniem są stałe i przewidywalne w dłuższym okresie czasu, po drugie zdejmuje z przedsiębiorcy ogrom obowiązków. Często okazuje się też bardziej opłacalny z finansowego punktu widzenia.