Przegląd, OC, olej, opony, rozrząd. Jak nie przegapić terminów serwisowych auta firmowego

Kiedy auto musi przejść badanie techniczne?

Okresowe badanie techniczne to obowiązek wynikający z ustawy Prawo o ruchu drogowym. Dla nowego samochodu osobowego harmonogram wygląda tak:

• pierwsze badanie przed upływem 3 lat od pierwszej rejestracji,
• drugie przed upływem 2 lat od pierwszego badania,
• kolejne co rok.

Od tej reguły są wyjątki, ważne zwłaszcza w firmach. Auto z instalacją gazową przechodzi badanie co roku, niezależnie od wieku. Co roku bada się także między innymi taksówki i samochody do nauki jazdy.

Termin następnego badania diagnosta wpisuje do centralnej ewidencji pojazdów, a przy kontroli drogowej policjant sprawdza go w systemie. Jazda bez ważnego badania kończy się mandatem i może skończyć się zatrzymaniem dowodu rejestracyjnego, a wtedy auto wypada z pracy do czasu zrobienia przeglądu.

Praktyczna rada: badanie można zrobić wcześniej, nie trzeba czekać do ostatniego dnia. Kilka dni zapasu ratuje sytuację, gdy diagnosta znajdzie usterkę do usunięcia.

OC i AC: która data jest naprawdę groźna?

Polisa OC jest obowiązkowa dla każdego zarejestrowanego pojazdu, także stojącego w garażu. Umowa OC zawarta na 12 miesięcy co do zasady przedłuża się automatycznie, jeśli właściciel jej nie wypowie. Problem zaczyna się przy zmianie ubezpieczyciela, sprzedaży auta albo zakupie używanego samochodu do firmy. Wtedy łatwo o lukę w ochronie, a za brak OC Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny nalicza opłatę karną. Jej wysokość zależy od długości przerwy i od płacy minimalnej, więc rośnie z roku na rok.

AC jest dobrowolne, a to, czy przedłuża się samo, zależy od warunków konkretnej umowy. Przy leasingu ciągłość ochrony AC jest zwykle wymogiem leasingodawcy. Dlatego w kalendarzu warto trzymać obie daty osobno, a nie jedną “datę ubezpieczenia”.

Wymiana oleju: kilometry czy kalendarz?

Producenci podają interwał wymiany oleju w kilometrach i w czasie, a obowiązuje to, co nastąpi wcześniej. W autach firmowych pułapki są dwie. Samochód handlowca, który robi kilka tysięcy kilometrów miesięcznie, dobija limitu kilometrów długo przed upływem roku. Z kolei auto jeżdżące głównie krótkie odcinki po mieście przejeżdża niewiele, ale olej pracuje w trudnych warunkach i starzeje się mimo małego przebiegu.

Wielu mechaników zaleca przy jeździe miejskiej i częstych zimnych startach skracanie interwałów podanych przez producenta. Niezależnie od przyjętej zasady potrzebne są dwie informacje: data i przebieg przy ostatniej wymianie. Bez nich każda decyzja jest zgadywaniem.

Opony sezonowe: termin bez przepisu, ale z konsekwencjami

W Polsce nie ma ogólnego obowiązku jazdy na oponach zimowych. Przyjmuje się jednak zasadę, że zimowe zakłada się, gdy średnia dobowa temperatura spada poniżej około 7 stopni, czyli zwykle od końca października lub w listopadzie. Wiosną wraca się do letnich, gdy noce przestają być mroźne.

W firmie kłopot polega na tym, że wszystkie auta trzeba przezbroić w tym samym, krótkim oknie, a warsztaty mają wtedy kolejki. Lepiej zarezerwować terminy z wyprzedzeniem i od razu zanotować, gdzie przechowywany jest komplet opon każdego samochodu. Przy okazji warto sprawdzić głębokość bieżnika. Prawne minimum to 1,6 mm, ale opona zimowa traci sporą część swoich właściwości dużo wcześniej.

Rozrząd: drogi termin, o którym najłatwiej zapomnieć

Pasek rozrządu wymienia się rzadko, co kilka lat lub co kilkadziesiąt tysięcy kilometrów, zależnie od silnika. To sprawia, że termin ginie w pamięci, a w autach używanych kupionych do firmy często nie wiadomo nawet, czy wymiana była zrobiona. Zerwany pasek w wielu silnikach oznacza poważne uszkodzenie jednostki napędowej.

Zasada jest prosta: interwał sprawdza się w danych producenta dla konkretnego silnika, a przy aucie z niepewną historią wymianę robi się profilaktycznie i zapisuje datę oraz przebieg. Łańcuch rozrządu również nie jest wieczny i warto go kontrolować podczas przeglądów.

Checklista terminów dla każdego auta w firmie

Dla każdego samochodu warto mieć w jednym miejscu:

• datę następnego badania technicznego,
• datę końca polisy OC i osobno AC,
• datę i przebieg ostatniej wymiany oleju oraz kolejny termin,
• miejsce przechowywania drugiego kompletu opon i termin wymiany sezonowej,
• datę i przebieg wymiany rozrządu,
• terminy przeglądów serwisowych zalecanych przez producenta,
• historię napraw z kosztami.

Papierowa książka serwisowa a rejestr cyfrowy

Klasyczna książka serwisowa leży w schowku auta. Działa, dopóki samochodem jeździ jedna osoba i ta sama osoba zajmuje się serwisem. W firmie wygląda to inaczej: auto jest w trasie, księgowa potrzebuje kosztów naprawy, a osoba odpowiedzialna za flotę chce wiedzieć, które samochody czekają na przegląd. Zeszyt może też zginąć, a duplikat nie odtworzy wcześniejszych wpisów.

Dlatego część małych i średnich firm prowadzi historię serwisową w systemie do zarządzania flotą, takim jak Flotman. Wpis powstaje raz i od razu widzą go biuro, warsztat i kierowca, niezależnie od tego, gdzie stoi pojazd.

Co daje elektroniczna książka serwisowa w praktyce?

Przykładem takiego modułu jest elektroniczna książka serwisowa prowadzona w systemie Flotman. W zakładce Serwis wybiera się pojazd, dodaje akcję i opisuje ją: rodzaj interwencji (przegląd, naprawa albo inna akcja serwisowa), termin oraz zakres prac. Przy wpisach zapisywane są data, przebieg i koszt, więc po kilku miesiącach widać, jak często dany samochód trafia do warsztatu.

Z perspektywy terminów najważniejszy jest terminarz. System pozwala zapisać przy konkretnym pojeździe datę badania technicznego, polisy OC i AC, wymiany oleju oraz kolejnego przeglądu serwisowego, a przed terminem wysyła przypomnienie SMS albo e-mail. Dostęp do książki może mieć kilka osób z zespołu, także przez aplikację mobilną.

Zgromadzone dane można wyeksportować w raportach w formacie PDF lub CSV, na przykład dotyczących kosztów utrzymania pojazdów i częstotliwości napraw. Przydaje się to przy decyzji, czy dany samochód nadal warto naprawiać, czy lepiej go wymienić, a także przy sprzedaży auta, gdy kupujący pyta o historię serwisową.

Narzędzie nie zastąpi mechanika ani zdrowego rozsądku. Przypomnienie przyjdzie na czas, ale ktoś nadal musi umówić wizytę i dopilnować, żeby auto do warsztatu dojechało.

Od czego zacząć?

Najprościej od inwentaryzacji: dla każdego samochodu spisać daty z checklisty powyżej, korzystając z dowodu rejestracyjnego, polis i dotychczasowych rachunków z warsztatu. Tam, gdzie historii brakuje, na przykład przy rozrządzie w aucie używanym, lepiej przyjąć ostrożne założenie i zaplanować kontrolę. Gdy daty są już zebrane, wystarczy je trzymać w jednym miejscu dostępnym dla wszystkich, którzy z autami pracują. Wtedy przegląd przestaje być niespodzianką, a staje się zwykłą pozycją w kalendarzu.